Ön muhasebe neden önemlidir?

İş yerlerinin mali işlemlerinin kayıt altında tutulmasını sağlayan işlemler ön muhasebe alanına girmektedir. Müşteri bilgilerinin kayıt alına alınması, banka bilgileri ve bilgilerin takibi, çek, senet ve fatura işlemleri, nakit ve havale gibi işlemlerin kayıt alına alınması gibi işlemler şirketler için büyük önem taşımaktadır.

Mali işlemlerin kayıt alına alınmasıyla ilgili her işlemin ön muhasebe alanına dahil olduğunu söylemek yanlış olmaz. Bir şirketin mali verilerinin doğru incelenebilmesi için ön muhasebe bilgilerinin düzenli ve detaylı olması gerekmektedir. Ön muhasebe programı ile aynı zamanda iş yerleri ve şirketlerin yeni mali stratejiler belirlemesini de kolaylaştırmaktadır.

Ön muhasebe neden önemlidir?

Ön muhasebede kaydedilen veriler şirketin mali durumu hakkında raporlama ve tablolar oluşturulması için gerekli olmakla birlikte genel muhasebede yapılan raporlamaları da daha kolay ve anlaşılabilir bir hale getirdiğinden şirketlerin hem mali durumlarını inceleyebilmeleri hem de mali işlemlerini resmi kurumlara bildirebilmeleri için gereklidir. Bunun yanı sıra ön muhasebe kayıtları günlük verileri de kapsadığından tablolarda oluşabilecek herhangi bir karışıklığında daha hızlı çözülmesini sağlamaktadır. Bu raporlar sayesinde şirketler bir sonraki ay veya yıl için mali planlamalar hazırlayabilecekleri için gibi raporlama dönemine kadar olan eksiklikleri de gözden geçirerek eksiklerini fark edebilirler.

Kısaca ön muhasebe şirketlerin tüm mali bilgilerinin depolanması, biriktirilmesi, bilgilerin sınıflandırılması ve özetlenmesini sağlayarak mali durum analizini kolaylaştırmaktadır.

Ön muhasebede nelere dikkat edilmelidir?

Ön muhasebe verilerinin doğru kaydedilmesi şirketler açısından büyük bir öneme sahiptir. Bilgilerin yanlış, eksik ya da düzensiz olması durumda işlemlerin karışması şirketleri sadece mali açıdan zararlarla değil yasal açıdan yaptırımlarla da karşı karşıya bırakabilir. Peki ön muhasebe işlemlerinde nelere dikkat edilmelidir?

Doğru ön muhasebe programı ve ön muhasebe programı fiyatları belirlenmesi

Harcama ve gider makbuzlarının doğru bir şekilde sisteme işlemesi gerekir.

Kesilen faturaların bir kopyası mutlaka saklanmalıdır.

Çalışanlar ve işten ayrılan herkesin özlük bilgilerinin, sözleşmelerinin, işten akdinin sonlandırılmasına dair evrakların saklanması gerekmektedir.

Şirketlerle ilgili tüm önemli evrakların, imza sirkülerinin, varsa ortakların kimlik bilgilerinin, vekaletlerin, Ticaret Sicil evraklarının, kira kontratlarının, vergi dairesiyle yapılan yazışmaların ve sigorta poliçelerinin saklanması gerekmektedir.

Başka şirketlerle, çalışanlarla ya da müşterilerle yapılan tüm sözleşmelerinin yıllarına göre dosyalanması gerekmektedir.

Şirket defterinin ve muhasebe evraklarını bir arşivde toplanarak saklanmalıdır.

Eğer ithalat işlemleri varsa bu işlemle ilgili belgeler arşivlenmelidir.

Tedarikçilerin ve demirbaşların faturalarının bir kopyası saklanarak dosyalanmalıdır.

Çek, senet ya da banka havalesi gibi işlemlere ait makbuzların hiçbiri atılmamalıdır.

Fatura, irsaliye gibi şirketler için önemli belgelerdeki tarih ve imzalar kontrol edilmeli ve evraklar saklanmalıdır.

Alış irsaliyeleri güvenli bir şekilde saklanmalıdır.

 

Güncellenme Tarihi : 7.10.2022 17:05